Polityka prywatności dla kandydatów do pracy

Niniejsza polityka prywatności zawiera informacje na temat danych osobowych, które zbiera Archicom S.A. z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Gen. R. Traugutta 45, („Archicom” lub „my”) jako administrator danych osobowych, co dzieje się z tymi informacjami, a także jakie przysługują Państwu w związku z tym prawa. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt pod adresem iod@archicom.pl

POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW DO PRACY

  1. Ochrona danych osobowych w ramach Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

Niniejsza polityka prywatności zawiera informacje na temat danych osobowych, które zbiera Archicom S.A. z siedzibą we Wrocławiu, przy ul. Gen. R. Traugutta 45, („Archicom” lub „my”) jako administrator danych osobowych, co dzieje się z tymi informacjami, a także jakie przysługują Państwu w związku z tym prawa. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt pod adresem iod@archicom.pl

W celu prowadzenia swojej działalności, Archicom zbiera i wykorzystuje informacje identyfikujące osoby fizyczne (zwane również „danymi osobowymi”), w tym informacje o naszych przyszłych, obecnych i byłych pracownikach oraz osobach współpracujących w ramach umów prawa cywilnego.

W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:

a) dlaczego i w jaki sposób Archicom gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;

b) na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe; oraz

c) jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

  1. Co pokrywa polityka prywatności?

Niniejsza polityka dotyczy wszelkich form wykorzystywania przez nas danych osobowych („przetwarzanie”) na terenie Polski w odniesieniu do danych osobowych kandydatów do pracy w Archicom („Kandydaci” lub „Państwo”) bez względu na podstawę prawną zatrudnienia.

  1. Jakiego rodzaju dane osobowe zbieramy?

3.1 Dane Kandydatów

3.1.1 Obowiązkowe dane Kandydatów

Od Kandydatów zbieramy podstawowe dane wskazane w art. 221 § 1 Kodeksu pracy, takie jak imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także inne dane osobowe, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Podanie tych danych przez Kandydatów jest wymogiem ustawowym (w przypadku Kandydatów zatrudnianych w oparciu o umowę o pracę). Konsekwencją niepodania danych jest niemożność nawiązania zatrudnienia.

W przypadku Kandydatów niebędących obywatelami polskimi, możemy zbierać dane z dokumentów poświadczających tożsamość – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa w stosunku do odpowiednich organów odpowiedzialnych za politykę imigracyjną.

3.1.2 Pozostałe dane zbierane od Kandydatów

Przy okazji wypełniania elektronicznego formularza aplikacyjnego (np. w systemie eRecruiter) lub papierowego kwestionariusza osobowego używanego przez Archicom, mogą Państwo również podać inne dane osobowe, takie jak np. data urodzenia czy stan cywilny. Podanie tych danych przez Kandydatów jest całkowicie dobrowolne, może się jednak przyczynić do lepszego poznania przez Archicom Państwa kandydatury.

3.1.3 Dane zbierane z innych źródeł

Archicom może również zbierać dane osobowe pośrednio od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne lub agencji zatrudnienia, a także portali internetowych umożliwiających kontakt pomiędzy pracodawcami a kandydatami do pracy, jeżeli istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna (np. wyrazili Państwo zgodę na przesłanie Państwa kandydatury do Archicom). Pozyskując takie informacje, Archicom nie będzie nadmiernie ingerował w prywatność Kandydata, ograniczy się jedynie do danych osobowych z obszaru zawodowego oraz będzie przetwarzał takie dane jedynie w celach związanych z prowadzeniem rekrutacji.

Od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne możemy otrzymywać dane, o których mowa w punkcie 3.1.1 oraz 3.1.2.

3.1.4 Dane wrażliwe

Przetwarzane przez nas dane osobowe mogą również obejmować specjalne, szczególnie wrażliwe kategorie danych, takie jak informacje dotyczące zdrowia lub stopnia niepełnosprawności.

Takie kategorie danych będą szczególnie chronione przez Archicom. W szczególności takie dane nie będą udostępniane żadnym niepowołanym osobom.

  1. Na jakiej podstawie prawnej i do jakich celów przetwarzamy dane osobowe?

4.1 Podstawa prawna przetwarzania danych

Nie możemy przetwarzać danych osobowych, jeśli nie mamy ważnej podstawy prawnej. Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa lub zgodnie z Państwa żądaniem jest niezbędne do podjęcia konkretnych czynności przed zawarciem umowy, np. do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego;

b) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, takich jak składanie raportów lub informacji do odpowiednich urzędów (np. Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (np. art. 221 Kodeksu pracy);

c) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Archicom i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności. Należy pamiętać, że podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością;

Takimi „uzasadnionymi interesami” są:

spełnianie naszych celów dotyczących odpowiedzialności korporacyjnej i społecznej;

ustalanie lub dochodzenie przez Archicom roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;

środki powzięte w celu utrzymania działań operacyjnych (np. planowanie zatrudnienia, planowanie budżetu, planowanie przestrzeni itp.);

d) w niektórych przypadkach, gdy uzyskaliśmy Państwa wcześniejszą zgodę.

4.2 Podstawa prawna przetwarzania danych wrażliwych

Szczególne kategorie danych osobowych (tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, jak również dane genetyczne, dane biometryczne lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej) mogą być przetwarzane przez Archicom jedynie w szczególnych przypadkach, tj. gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych zobowiązań wynikających z zatrudnienia, zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej – dotyczy to danych osobowych obejmujących stopień niepełnosprawności i związane z nim szczególne uprawnienia.

4.3 Zgoda na przetwarzanie danych

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane osobowe na podstawie zgody, może być ona odwołana w każdej chwili w sposób równie łatwy, jak została udzielona. Niewyrażenie zgody na przetwarzanie danych, do których podania nie są Państwo zobowiązani, nie będzie skutkowało odmową nawiązania stosunku pracy z Kandydatem, a jej odwołanie nie spowoduje negatywnych konsekwencji dla Kandydata.

4.4 Cel przetwarzania danych

Zawsze przetwarzamy Państwa dane osobowe w określonym celu i przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są konieczne dla jego osiągnięcia. W szczególności przetwarzamy dane osobowe Kandydatów w celu:

a) podejmowania działań rekrutacyjnych;

b) przygotowania umów dotyczących zatrudnienia Kandydatów;

c) zarządzania naszą dokumentacją pracowniczą;

d) przestrzegania wszelkich obowiązków prawnych nałożonych na Archicom w stosunku do Kandydatów.

  1. Jak chronimy dane osobowe?

Wszyscy pracownicy Archicom uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia poufności. Są oni również zobowiązani do przestrzegania wszystkich technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych Kandydatów przed nieuprawnionym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, niewłaściwym wykorzystaniem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi nielegalnymi formami przetwarzania. Te środki bezpieczeństwa zostały wdrożone przy uwzględnieniu najnowszego stanu techniki, kosztów wdrożenia, zagrożeń związanych z przetwarzaniem i charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.

  1. Kto ma dostęp do danych osobowych i komu są one przekazywane?

6.1 Przekazywanie danych podmiotom trzecim

Możemy przekazywać dane osobowe odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w punkcie 4.4 w zakresie, w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania zadań przez nas zleconych, jeżeli wymaga od nas tego przepis prawa lub jeżeli dysponujemy inną podstawą prawną (np. wyrazili Państwo zgodę na przekazanie danych). Za odbiorców lub inne strony trzecie mogą być uznane:

1) agencje rekrutacyjne, świadczące m.in. usługi selekcji kandydatur i ich prezentacji według wskazanych przez Archicom kryteriów;

2) podmioty przygotowujące i prowadzące badania psychologiczne w procesach rekrutacyjnych;

3) dostawcy systemów informatycznych oraz usług hostingowych;

4) podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów;

5) doradcy prawni lub podatkowi;

6) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;

7) spółki powiązane z Archicom – jeżeli wyrazili Państwo na to zgodę.

8) wszelkie krajowe organy administracji publicznej, organy innych państw członkowskich UE (np. organy powołane do ochrony danych osobowych w innych państwach członkowskich) lub sądy, jeżeli jest to wymagane przez obowiązujące prawo krajowe lub unijne albo na ich żądanie.

  1. Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak to konieczne, aby osiągnąć cel, w którym zostały one zgromadzone lub aby było to zgodne z wymogami prawnymi.

Dane osobowe Kandydatów są przetwarzane przez cały czas trwania procesu rekrutacji. Po upływie tego czasu dane osobowe Kandydatów w zakresie informacji o przeprowadzonej rekrutacji będą przetwarzane przez okresy przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych w celu umożliwienia Archicom obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia takich roszczeń, jeżeli zaistnieje ryzyko wysunięcia takich roszczeń przez lub w stosunku do Archicom; co do zasady jest to okres nie dłuższy niż 3 lata od momentu zakończenia procesu rekrutacyjnego.

W przypadku udzielenia przez Państwa zgody, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane dla celów ich wykorzystania w dalszych rekrutacjach prowadzonych przez Archicom przez okres wynoszący do 2 lat.

Jeśli jednak pragną Państwo, aby dotyczące Państwa dane osobowe zostały usunięte z naszych baz danych, istnieje możliwość złożenia wniosku zgodnie z informacjami zawartymi w punkcie 8, który rozpatrzymy w sposób tam określony.

  1. Jakie przysługują Państwu prawa i jak można z nich korzystać?

8.1 Przysługujące prawa

Kandydat ma prawo dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez Archicom. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, mają Państwo również prawo wnieść o ich sprostowanie w sposób określony w punkcie 8.2. poniżej. Archicom niezwłocznie skoryguje takie informacje.

Mają Państwo również prawo do:

a) wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy Archicom uzyskało taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy zastrzeżeniu, że wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);

b) żądania usunięcia Państwa danych osobowych;

c) żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;

d) sprzeciwienia się – z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeżeli takie przetwarzanie dokonywane jest w celu realizacji interesu publicznego lub uzasadnionych interesów Archicom;

e) przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych Archicom w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony Archicom i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności.

Archicom będzie weryfikować Państwa prośby, żądania lub sprzeciwy zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że prawa te nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

8.2 Korzystanie z przysługujących Państwu praw

Mogą Państwo skorzystać z powyższych uprawnień kierując stosowne pismo na adres siedziby Administratora lub przesyłając zgłoszenie na adres e-mail: iod@archicom.pl.

Jeśli nie są Państwo usatysfakcjonowani sposobem, w jaki Archicom przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości. Prosimy zgłaszać swoje wątpliwości sposobami wskazanymi powyżej.

Jeśli będą mieli Państwo zastrzeżenia do reakcji Archicom, istnieje również możliwość złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych osobowych. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych, możemy okresowo prosić Państwa o sprawdzenie i potwierdzenie danych osobowych, które posiadamy na Państwa temat lub poinformowanie nas o wszelkich zmianach dotyczących tych danych osobowych (takich jak np. zmiana adresu lub numeru telefonu kontaktowego). Zachęcamy Kandydatów do regularnego sprawdzania poprawności, aktualności i kompletności przetwarzanych danych osobowych.